Как ознакомить сотрудника с графиком сменности, если он отсутствует на рабочем месте? Должны ли мы отправлять по почте это ознакомление?

При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме.Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.

Смена графика работы это изменение условий трудового договора, любые изменений трудового договора это соглашение сторон трудовых правоотношений, по Вашему коллективному заявлению о смене графика работы, работодатель должен учитывать мнения работников.

Можно отправить почтой с уведомлением о вручении.