Скажите, в каком случае документ (Характеристика на ответчика, от соседей, колле ..

Например, характеристику по месту жительства может заверить своей печатью УК или председатель ТСЖ.
По месту работу также - руководство ответчика.
Если вы не представитель, то обратитесь к нему, пусть он подготовит ходатайство о приобщении к материалам дела.
Если нет представителя, то сам ответчик может ходатайствовать о приобщении.
Если же это просто ваша инициатива, то необходимо подать коллективное заявление.
В шапке указать название суда
Далее кем подается заявление (все подписи только в конце. в шапке указывается инициативная группа)
Обязательно номер дела.
Потом вкратце объясняется суть заявления и перечисление того, что вы хотите приобщить к материалам дела. Ну и просьба - просим приобщить то-то и то-то
Дата, подписи.
Сейчас в канцелярии суда не примут. Только почтой. Отправляйте заказным письмом с описью вложения

Если Вы подавали в суд письменное ходатайство о приобщении к делу сведений самостоятельно полученных, то все документы подаёте через канцелярию суда.