Как осуществить прием сотрудника на работу?

Доброе утро. Если Вы пойдете по предложенному ниже пути, т.е. самостоятельно заключите договор аренды ТС с его собственником, то оснований для возмещения расходов при использовании личного имущества работника в соответствие со ст.188 ТК РФ у Вас не будет!!!
Реализовать задуманное можно будет лишь в том случае,если работник самостоятельно заключит договор аренды ТС с его собственником и представит работодателю копию такового вместе с документами, подтверждающими право собственности на ТС, т.е. подтвердит свое законное право пользования транспортным средством.

В остальной части будет полезно ознакомиться со следующей информацией - http://www.reghelp.ru/article/lichniy_avtomobil_v.shtml

Здравствуйте!
Оформите её по трудовому договору.
А вот авто лучше оформить договором аренды с собственником.
Все вопросы о пользовании авто, пропишите в обоих договорах.
Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.
Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:
компенсация за амортизацию;
возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.
Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:
уровень износа ТС;
срок полезного использования машины;
интенсивность эксплуатации машины.
Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:
приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты)
Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.
Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:
аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).
Что же касается расходов на топливо, то по мнению чиновников, затраты уже учеты в нормативах. О таком положении вещей сказано в письмах № 03-03-06/1/39239, что от 23 сентября 2013 г. и № 03-03-01-02/140, что 16 мая 2005 г. Таким образом, если поверх суммы компенсации выплатить возмещение ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.
НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.
Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.